PR alati – Konferencija za novinare

Uglavnom pišem više analitičke i sadržaje u vezi sa strategijom u PRofesiji. U prethodnom postu dobila sam inicijativu da detaljnije opišem jedan od alata PR-a – Konferenciju za novinare. Nakon Konferencije za novinare u nekom narednom periodu opisaću (iz svog iskustva) i neke druge zanimljive (klasične) alate komuniciranja.

Eksterna komunikacija realizuje se korišćenjem PR alata koji su manje više standardni bez obzira na to koju organizaciju/kompaniju zastupate.

Osnovni PR alati su:

Iako nije pravilo u PR svetu, u našoj zemlji su omiljeni PR alati Saopštenje i konferencije za novinare.

Konferencija za novinare (KZN)

Popularan način saopštavanja novine, vesti koja ima određenu „težinu“  prisutnim predstavnicima medija uz mogućnost postavljanja pitanja organizatorima  jeste konferencija za novinare.

Drugi prihvatljiv naziv je konferencija za medije.

Press konferencija kao i konferencija za štampu nisu adekvatni termini.

KZN se kao alat koristi u zavisnosti od ciljeva koje želimo da postignemo, a najčešći (prihvatljivi) su:

KZN nikako ne koristite ukoliko tema nema težinu. U tom slučaju preporuka je da se poslužite  alternativnim alatima za postizanje publiciteta kao što su:

Informacije koje imaju „težinu“ a koje je preporučljivo da vam posluže kao inicijalni motiv za organizovanje KZN su: krizna situacija, analiza poslovanja, promene ili transformacije u kompaniji, promene u načinu poslovanja, promene u menadžmentu, dostizanje visokih poslovnih standarda, afirmativna dostignuća kompanije u zemlji, okruženju ili globalno…

Od ideje do realizacije

Kada procenite da je trenutak pogodan ili ukoliko inicijativu dobijete od strane menadžmenta, od pomoći može biti sledeći sled radnji koji možete pratiti:

Kao PR menadžer morate u ime svog menadžmenta unapred predvideti potencijalna neugodna pitanja, konciprati mudre odgovore na njih i dostaviti ih menadžmentu i akterima konferencije.

To je uvek vrlo ozbiljan i zahtevan posao koji podrazumeva da pratite tržište svakodnevno, da ste informisani o gorućim temama, da imate insajdere u redovima novinara koji vas informišu o „vrućim temama“ iz vaše oblasti a posebno u vezi sa vašom kompanijom. Jednom rečju – KZN je vrlo ozbiljna stvar i ona će vas u celosti okupirati dve nedelje i to vas kao operativca (što specijalno zamara) i vas kao stratega (što je iznova provera vaših intelektualnih, edukovnih i analitičkih sposobnosti).

The Day

Na dan konferencije morate biti besprekorno fokusirani i kraj sebe imati tačan spisak potvrđenih medija (sa imenima i prezimenima po mogućnosti), tačan spisak prisutnih sa strane kompanije, lično morate proveriti sva (ukoliko ih ima) audio vizuelna pomagala, prezentacije, proveriti materijale za novinare, a nekoliko kopija imati kod sebe i naravno posedovati vedrinu i pozitivnu energiju u očima.

Računajte na još dve stvari: elektronski mediji dolaze 15-ak minuta ranije, te im morate omogućiti da svoju opremu postave tada, kako ne bi ometali ostale predstavnike medija ili samu konferenciju.

KZN mora početi na vreme, izuzetno sa kašnjenjem do 10 minuta obzirom da vaš događaj sigurno nije jedini događaj toga dana, a sve i da je tako materijal sa KZN mora da se prilagodi, uobliči, eventualno novinar mora da sačini dodatne analize i prikupi još neke informacije, televizijskim i radijskim novinarima predstoji još i montiranje materijala. Iz tog razloga, počnite na vreme, budite koncizni i na kraju, ukoliko novinar pravovremeno najavi, omogućite mu i „uzimanje“ izjave od predstavnika vaše kompanije kako bi prilog koji priprema dobio još više na težini.

Nakon konferencije, opciono možete organizovati koktel sa kafom i pićem ili u zavisnosti od povoda (i doba dana) jednostavnu zakusku.

Narednog dana započinje novi posao – praćenje i analiza sadržaja sa vašeg događaja u javnosti. Ova analiza značajna je kao vaš izveštaj za internu upotrebu u delu procene efektivnosti (mada po meni kvantitet nikako nije relevantan parametar, stoga sa posebnom pažnjom analiziram kvalitet publiciteta i interpretaciju novinara, svakog pojedinačno), ali i kao odlično iskustvo kako biste bolje upoznali medije i novinare i njihov način razmišljanja i razumevanja onog što radite. Dani nakon KZN su od velikog značaja u cilju bolje pripreme narednog događaja. Kao što kažu u politici, priprema sledeće KZN u širem smislu značenja počinje odmah.

Svakom narednom konferencijom postajete mudriji i iskusniji, što vam svaki sledeći put daje novu mogućnost da budete originalni i kreativniji.

Međutim, KZN mora zadržati nivo događaja od posebnog značaja te se potrudite da je ne banalizujete prečestim i neosnovanim organizovanjem, kao i da svom menadžmentu  kad za to imate priliku, ukazujete na njene navedene specifičnosti.

Konferencija za novinare je kao i druge aktivnosti PR-a Ogledalo ličnosti. Setite se toga dok uživate u uspehu kada je okončate, ili u osećaju nezadovoljstva ukoliko ste, a da niste morali  napravili neki propust.